Hoe (re)organiseer je foto-archief

Als je veel fotografeert neemt het aantal foto’s in je archief snel toe. Je kunt alles op je PC of laptop opslaan en zolang er genoeg opslagruimte op de vaste schijf is kun je een behoorlijke verzameling foto’s kwijt. Dat vraagt om een goede organisatie want als je dat niet goed aanpakt  dan zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Foto’s terugvinden wordt dan al snel een gedoe en de kans is groot dat er ongemerkt van alles dubbel op je vaste schijf komt te staan of dat je dingen bewaard die helemaal niet nodig zijn. Als je dit herkent dan is je fotoarchief toe aan reorganisatie. In dit artikel leg ik met een  eenvoudig opzet uit hoe je structuur in je fotoarchief kunt krijgen en houden en hoe belangrijk een back-up van je foto-archief is.

De eerste stap

Alles begint met een eerste stap en dat is met het structureren van je fotoarchief net zo. Het is niet ingewikkeld maar wel iets waarover je even op je gemak moet nadenken. Het begint met de vraag hoe jij je foto-archief wilt indelen. Zo’n indeling is persoonlijk en hangt vooral af van wat voor thema’s jij veel fotografeert. Een eenvoudige structuur richt je in op de vaste schijf. Verderop in dit artikel komt het gebruik van een externe schijf aan bod. In dit voorbeeld gaan we uit van JPG bestanden en later komt ook Raw aan bod.

Structuur 1

In de mappenstructuur van je PC of laptop vind je de map “Afbeeldingen”. In deze map gaan we de hoofdthema’s van je fotoarchief organiseren. In dit voorbeeld zijn de hoofdthema’s Nederland, Buitenland en Series. Voor jou kunnen heel andere thema belangrijk zijn en die benoem je dan als hoofdthema's. Deze kun je altijd uitbreiden bijvoorbeeld met vakanties, kinderen, bloemen, dieren enz, enz.  Structuur 2

Wanneer je de hoofdthema’s hebt bepaald kun je een verfijning aanbrengen, in dit voorbeeld naar plaatsnaam. Ook dit hangt weer af van jouw gekozen thema's. Ben je natuurfotograaf dan zal de indeling naar natuurgebied misschien handiger zijn. In het hoofdthema Buitenland kun je de verdeling ook naar stad doen doen of misschien vind jij het wel handiger om dit per land in te delen. Hoe je het indeelt maakt niet zoveel uit zolang het voor jouw maar logisch is. 

Nu er een indeling staat kun je gemakkelijk je foto’s verdelen in de thema’s die je hebt benoemd. In het voorbeeld worden alle foto’s die in Amsterdam zijn gemaakt in de map Amsterdam onder gebracht. En zo maak je van iedere fotodag in Amsterdam een aparte map aan op datum dus het wordt dan: Amsterdam (hoofdthema)-->Amsterdam 01-2020, Amsterdam 02-2020 enz. Zo wordt Amersfoort (=hoofdthema) -->Amersfoort 05-2020, Amersfoort 07-2020 enz. Op deze manier heb je een structuur van je foto- archief die je gemakkelijk kunt beheren en uitbreiden.

Wat bewaar je allemaal

Als je veel fotografeert  groeit je fotoarchief gestaag. En voor dat je het in de gaten hebt beschik je over een enorme hoeveelheid foto’s. Het is dus zaak om na te denken wat je allemaal wilt bewaren en wat weg kan. Selecteren van je foto’s is vaak een lastige klus en het is belangrijk om kritisch naar je foto’s te kijken en je steeds af te vragen of de foto goed genoeg is om te bewaren of niet (Kill your darling). Bij de selectie kun je voor jezelf een paar criteria benoemen:

  1. Mislukte foto’s (=meteen weg).
  2. Meerdere foto’s van hetzelfde onderwerp. Zoek de beste uit en gebruik die. De rest wegdoen.
  3. Goede foto’s (scherp, goed belicht, goede compositie).
  4. Foto’s die jou aanspreken.

Maak series

Een serie is een samenhangend geheel. Vaak ontstaat een serie niet eens bewust maar ontdek je tijdens het selecteren ineens dat sommige foto’s goed bij elkaar passen. Een losse foto zegt op zich niet zoveel maar in een serie zie wel de samenhang en worden losse foto’s met elkaar ineens veel sterker. En een serie foto’s bekijken is meestal veel leuker dan een grote hoeveelheid onsamenhangende foto’s. Een serie is meestal een kleine (maar sterke) selectie uit alle foto’s. Heb je een dag gefotografeerd in Utrecht dan plaats je alle foto’s (die je wilt bewaren natuurlijk) eerst in de map Nederland --> Utrecht. Vervolgens kijk je of er een aantal foto’s zijn waar een serie van kunt maken. En die zet je in map serie -->(naam van de serie). In de structuur zou dat er dan zo uitzien.Structuur 4

Een nadeel kan zijn dat sommige foto’s op twee plekken worden bewaard (map Utrecht & map serie Streetview Utrecht). Dit heeft dan weer als voordeel dat de selectie in de map Utrecht compleet blijft. Als je dat niet ziet zitten dan verplaats je (ipv kopiëren) de betreffende foto’s van de serie naar de map Serie. 

Wat doe je met RAW-bestanden.

Een RAW bestand is technisch gezien geen foto maar een databestand dat moet worden omgezet naar een JPG bestand in een bewerkingsprogramma (bijv Photoshop of Lightroom). In de voorbeelden die hier zijn uitgewerkt zijn alleen de jpg-bestanden opgenomen en worden de RAW bestanden, nadat de bewerking heeft plaatsgevonden op een andere plek bewaard of weggegooid.

Je kunt ervoor kiezen om RAW bestanden, nadat ze zijn bewerkt en omgezet naar JPG, te archiveren op een externe schijf (zie verderop bij backup). Mocht je een RAW-bestand toch nog ’s nodig hebben kun je die weer uit je archief halen. Op den duur vraagt deze optie nogal wat geheugen vandaar ook de optie om de RAW bestanden, na bewerking, weg te gooien.

Back-uppen is noodzaak

Je moet er niet aan denken dat je foto’s kwijt bent. Als je alles op een pc of laptop bewaart dan loop je risico dat het een keer misgaat (een map met foto’s wordt per ongeluk weggegooid, de harde schijf raakt defect of je laptop wordt gestolen). Je moet er niet aan denken maar troch komt dit helaas regelmatig voor. Een ander van een volle vaste schijf is dat je PC of laptop steeds trager wordt naarmate er meer op komt te staan. Werken met 1 of meerdere externe schijven kan dit probleem oplossen. 

structuur 6Het maken van een back-up op een externe schijf is heel eenvoudig en altijd verstandig. En op die back-up schijf kun je dan ook je RAW-bestanden bewaren. Door regelmatig een back-up van je foto-archief te maken kun je jezelf een hoop ellende besparen.  

In plaats dat je je gehele foto-archief op de vaste schijf van je PC of laptop te zetten zou je er ook voor kunnen kiezen om al je foto’s ook op een externe schijf te zetten. De schijf is dan aan je pc of laptop gekoppeld zodat je altijd bij je foto’s kunt met als voordeel dat je vaste schijf minder wordt belast en je hebt meteen ook nog een extra back-up.

Meer weten

Heb je over dit onderwerp vragen of wil je zelf aan de slag met het inrichten van je foto-archief? Ik geef cursussen fotobewerken en fotograferen op verschillende niveau's waar de onderwerpen uit dit artikel uitgebreid aan bod komen. Uiteraard mag je mij ook altijd een vraag via emaill stellen.